In te dienen
Organisaties die gesubsidieerd worden als sociaal-culturele vereniging moeten jaarlijks voor 1 april een voortgangsrapport en een financieel verslag indienen ter verantwoording van de subsidie.
Het voortgangsrapport bevat:
- stand van zaken uitvoering beleidsplan 2011–2015 in het voorbije werkjaar (momenteel: werkjaar 2011)
- vooruitblik uitvoering beleidsplan lopende werkjaar
Meer gegevens over inhoud:
1) Een toetsing van de in het beleidsplan vooropgestelde werking voor het voorbije werkjaar: gerealiseerde acties en actualisering en concretisering van het beleidsplan met opgave geplande acties in het lopende.
- beschrijf het resultaat van elke actie
Hoe? Met kwantitatieve en kwalitatieve resultaatsindicatoren (cijfers en beschrijving van het resultaat)
- wijziging van actie?
Vond een in het beleidsplan beschreven actie niet plaats? Geef hiervoor een verklaring, licht toe.
Vond er een actie plaats die niet in het beleidsplan stond? Vermeld deze in het voortgangsrapport en licht toe.
- wijziging van doelstelling?
Verandering aan planning voor volgend jaar? Beschrijf en motiveer.
2) Verhouding tot de in het decreet vermelde beoordelingselementen:
- afzonderlijk deel in het voortgangsrapport over gerealiseerde acties in het voorbije jaar en geplande acties in lopende werkjaar
- toetsing aan de in het decreet vermelde beoordelingselementen
3) Lijst met alle actieve afdelingen van het voorbije werkjaar, alfabetisch per provincie gerangschikt. Naast het aantal actieve afdelingen per provincie, wordt ook het totale aantal afdelingen meegedeeld.
4) Overzicht van de ontwikkeling van de gegevens zoals vermeld in het uitvoeringsbesluit art. 12 en 13 van het huidige uitvoeringsbesluit.
- Deze gegevens hebben betrekking op de doelgroep die bereikt wordt, op de doelgroep die ze wil bereiken en op de manier waarop ze die doelgroep probeert te bereiken. Die gegevens geven tevens een inzicht in de organisatiestructuur van de hele vereniging, met inbegrip van het profiel van de vrijwilliger. Hierbij is het niet de bedoeling ons een volledig rapport van de geregistreerde gegevens te bezorgen. Een samenvatting ervan, een soort van ‘foto’ van de afdelingen in het afgelopen jaar is ruimschoots voldoende.
De financiële documenten bestaan uit de begroting van het lopende jaar en financiële verslag van het voorbije jaar.
Financiële verslag van het voorbije jaar
Het omvat de volgende gegevens:
1) Afrekeningsformulier
Wat als de afrekening is samengesteld op basis van verschillende deelafrekeningen?
- alle aparte afrekeningen als bijlage meesturen
- de som per rubriek over alle afrekeningen heen moet gelijk zijn aan de rubriek in de totale afrekening
Hoe registreer je subsidie van de VIA-akkoorden?
- rubriek 743 ‘recuperatie van personeelskosten”
2) Balans en verificatieverslag
- opgesteld door bedrijfsrevisor of externe accountant
- deze personen mogen niet betrokken zijn bij de dagelijkse inhoudelijke, organisatorische of zakelijke werking van vereniging.
3) Overzichtslijst personeelsleden
- lijst van het personeel dat instond voor de uitvoering van het beleidsplan en dat werd betaald met de enveloppensubsidie
- vermeld: naam, geslacht, tewerkstellingsgraad, duur tewerkstelling en loonkost per personeelslid
- bewijsstukken niet meesturen, wel ter inzage houden op secretariaat van de organisatie
Voortgangsrapport en financiële verslaggeving:
- ondertekend door voorzitter en penningmeester/secretaris
- vergezeld van uittreksel uit notulen van algemene vergadering (AV) waar goedkeuring geagendeerd stond
- uittreksel uit notulen bevat: datum, plaats, agenda, aantal aanwezigen en uitslag stemming
Verenigingen met verplichting om economisch-financiële informatie voor te leggen aan werknemersdelegatie: bezorgen voor 1 juli een uittreksel uit notulen en agenda van de algemene vergadering waar de goedkeuring geagendeerd stond bezorgen.
Alle documenten op papier opsturen naar:
Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen
Afdeling VOLC
Johan Huts
Arenberggebouw – 4e verdieping
Arenbergstraat 9
1000 Brussel
De elektronische versie van het voortgangsrapport,
het financiële verslag en de begroting opsturen naar:
johan.huts@cjsm.vlaanderen.be
(is het bestand te zwaar voor mail? bezorg de elektronische versie op cd-rom…)