In te dienen
Een subsidieaanvraag moet uiterlijk op 1 oktober van het jaar dat de gesubsidieerde periode voorafgaat, worden ingediend. Bij goedkeuring loopt de subsidie tot het eerste jaar van de volgende gemeentelijke bestuursperiode.
Bij de aanvraag hoort een afsprakennota. Deze nota beschrijft bondig de volgende elementen:
- hoe de subsidies zullen aangewend worden om de deelname van personen in armoede aan vrijetijdsinitiatieven, -activiteiten en -verenigingen van of voor personen in armoede op sportief, jeugdwerk- of cultureel vlak te ondersteunen en te financiëren
- hoe de partners betrokken werken bij de opmaak van de nota en hoe ze verder worden betrokken bij de voortgangscontrole en uitvoering
De gemeente beslist zelf over het jaar van instap en kan elk jaar beslissen om de uitvoering van de afsprakennota vrijetijdsparticipatie stop te zetten. Uiteraard betekent dit ook de stopzetting van de subsidiëring. In zo een geval kan de gemeente enkel voor een volgende gemeentelijke beleidsperiode opnieuw een afsprakennota indienen: per bestuursperiode kan de gemeente maar één keer instappen.
Voor een samenwerkingsverband van gemeenten en voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) gelden dezelfde afspraken.
De subsidieaanvraag met de afsprakennota moet je als volgt bezorgen aan het agentschap:
- één exemplaar op papier, ondertekend en losbladig
- één exemplaar elektronisch
Verzend de papieren versie aangetekend of geef deze af tegen ontvangstmelding bij het agentschap
Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen
Afdeling VOLC
Katia De Vos
Arenbergstraat 9 – 4e verdieping
1000 Brussel
De elektronische versie verzend je naar
Katia De Vos (katia.devos[at]cjsm.vlaanderen.be)
Het agentschap zal nagaan of een verkregen subsidie correct werd gebruikt.
De gemeente moet jaarlijks voor 1 april een verantwoordingsnota indienen. Deze nota bestaat uit twee delen:
- 1. een overzicht van gerealiseerde uitgaven:
- dit overzicht verantwoordt zowel de subsidies als de inbreng van de gemeente en/of het OCMW
- het bevat ook de verdeling van de middelen over de verschillende initiatieven,
- Let op: het is niet nodig de bewijsstukken of andere verwijzingen toe te voegen
- 2. een verklarend gedeelte waarin wordt aangegeven of de afsprakennota werd uitgevoerd zoals gepland of er eventueel werd afgeweken van het geplande. Dit verklarend gedeelte wordt opgesteld door het bestuur van de gemeente of door het bestuursorgaan van het intergemeentelijke samenwerkingsverband of door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC).
Voor de verantwoording van de subsidies 2011 gebruik je
het document verantwoordingsnota subsidies lokale netwerken personen in armoede 2011 (.xls)
Elk jaar, voor 1 april moet deze verantwoordingsnota worden ingediend bij het agentschap:
Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen
Afdeling VOLC
Katia De Vos
Arenbergstraat 9 – 4e verdieping
1000 Brussel
Het saldo van 20% wordt pas uitbetaald na aanvaarding van deze verantwoordingsnota.
Als blijkt dat de gemeente (drie keer) of de VGC (twee keer) minder subsidiabele uitgaven heeft gerealiseerd dan het trekkingsrecht, wordt het saldo evenredig beperkt. Eventueel te veel uitbetaalde voorschotten worden teruggevorderd.