Sociaal-cultureel volwassenenwerk Amateurkunsten Lokaal Cultuurbeleid Participatiebeleid Circus in Vlaanderen Vlaamse Gebarentaal Internationaal Tewerkstelling Beleidsdocumenten Begroting
Onderzoek
Medailles en Nationale Orden Publicaties

In te dienen



In te dienen bij start nieuwe beleidsperiode

Het laatste jaar voor een nieuwe beleidsperiode moeten nieuwe en erkende bewegingen een aantal documenten indienen in het kader van een erkennings- en subsidiëringsprocedure. Het gaat onder andere over een beleidsplan en een financieel behoefteplan. Een overzicht van de in te dienen documenten en een toelichting bij de procedure kan u raadplegen op de pagina erkennings- en subsidievoorwaarden.

Jaarlijks in te dienen

Organisaties die een subsidie krijgen als sociaal-culturele beweging moeten jaarlijks voor 1 april verantwoordingsstukken indienen.



Voortgangsrapport

Het voortgangsrapport geeft de stand van zaken weer over de uitvoering van het beleidsplan in het voorbije werkjaar en een vooruitblik op uitvoering van het beleidsplan in het volgende werkjaar.

Het omvat de volgende elementen:
1) De toetsing van de in het beleidsplan vooropgestelde werking voor het voorbije werkjaar: gerealiseerde acties en actualisering en concretisering van het beleidsplan met opgave van geplande acties of activiteiten in het volgende werkjaar.

  • beschrijf het resultaat van elke actie.
    Hoe? Met kwantitatieve resultaatsindicatoren (cijfers) of met kwalitatieve resultaatsindicatoren (beschrijving van het resultaat).
  • wijziging van acties
    Vond een in het beleidsplan beschreven actie niet plaats? Geef hiervoor een verklaring, licht toe. Vond er een actie plaats die niet in het beleidsplan stond? Vermeld deze in het voortgangsrapport en licht toe.
  • wijziging van doelstellingen
    Verandering aan de planning. Beschrijf en motiveer.

2) De verhouding tot de in het decreet vermelde beoordelingselementen.

  • afzonderlijk deel in het rapport over gerealiseerde acties in het voorbije werkjaar, geplande acties in het lopende werkjaar
  • toetsing aan de in het decreet vermelde beoordelingselementen
  • aandacht voor diversiteit en interculturaliteit

Financiële documenten

Financieel verslag voorbije jaar

Het omvat de volgende gegevens:
1) Afrekeningsformulier Wat als de afrekening is samengesteld op basis van verschillende deelafrekeningen?
  • alle aparte afrekeningen als bijlage meesturen
  • de som per rubriek over alle afrekeningen heen moet gelijk zijn aan de rubriek in de totale afrekening
2) Balans en verificatieverslag
  • opgesteld door bedrijfsrevisor of externe accountant
  • deze personen mogen niet betrokken zijn bij de dagelijkse inhoudelijke, organisatorische of zakelijke werking van de beweging.
3) Overzichtslijst personeelsleden
  • lijst van het personeel dat instond voor uitvoering beleidsplan en werd betaald met de enveloppensubsidie
  • vermeld: naam, geslacht, tewerkstellingsgraad, duur tewerkstelling en loonkost per personeelslid
  • bewijsstukken niet meesturen, wel ter inzage houden op secretariaat van de organisatie

FORMULIEREN

Ondertekening van documenten en notulen algemene vergadering

Voortgangsrapport en financiële verslaggeving:
  • ondertekend door voorzitter en penningmeester/secretaris
  • vergezeld van uittreksel uit notulen van algemene vergadering waar goedkeuring geagendeerd stond
  • uittreksel uit notulen bevat: datum, plaats, agenda, aantal aanwezigen en uitslag stemming
Bewegingen met verplichting om economisch-financiële informatie voor te leggen aan werknemersdelegatie bezorgen voor 1 juli een uittreksel uit notulen en agenda van de algemene vergadering waar de goedkeuring geagendeerd stond.

Adres

Alle documenten op papier opsturen naar:

Departement Cultuur, Jeugd en Media
Afdeling Sociaal-Cultureel Werk

Jelle Van Opstal
Arenberggebouw – 4e verdieping
Arenbergstraat 9
1000 Brussel

De elektronische versie van het voortgangsrapport, het financieel verslag en de begroting opsturen naar: jelle.vanopstal@cjsm.vlaanderen.be
(Is het bestand te zwaar voor mail? Gelieve ons de elektronische versie op cd-rom te bezorgen.)