Vaak gestelde vragen verenigingen 'participatie en informatie'
Wat is een vereniging 'participatie en informatie'?
Verenigingen 'participatie en informatie' zijn verenigingen die met hun werking één van de volgende doelstellingen beogen:
- de participatiegraad van de jeugd aan het beleid (van de overheid, publieke en private organisaties en instellingen) verhogen
- de communicatie over en door de jeugd stimuleren
- een informatieaanbod voor de jeugd aanbieden
- specifieke informatie- of sensibiliseringsinitatieven opzetten met het oog op de promotie van de rechten van het kind
- rapporteren over de rechten van het kind.
Wat wordt bedoeld met 'de participatiegraad aan het beleid van… verhogen'?
De verenigingen moeten de participatie van de jeugd aan het beleid van overheden, publieke en private organisaties en instellingen bevorderen. Het gaat dus niet om het bevorderen van de participatie van jongeren in het algemeen. Een voorbeeld daarvan is vzw Karuur. Zij ondersteunt jeugdparticipatie op lokaal niveau en zorgt ervoor dat meer jongeren deelnemen aan lokale jeugdraden.
Hoe dien ik mijn beleidsnota correct in?
Het is belangrijk dat je jouw beleidsnota tijdig indient bij de afdeling Jeugd: uiterlijk op 1 januari van het jaar voorafgaand aan de driejarige beleidsperiode. Je bezorgt ons gelijktijdig een papieren versie met de post en een digitale versie per e-mail, bij voorkeur als PDF-bestand. Beide versies zijn uiteraard identiek aan elkaar.
Het origineel ondertekende subsidiedossier moet uiterlijk op 1 januari ingediend worden bij de afdeling Jeugd. De datum van de poststempel geldt als indiendatum. Omdat die soms onleesbaar is, moet je ons gelijktijdig ook een digitale versie per e-mail bezorgen.
Bij dossiers die rond de eindejaarsperiode met de post verstuurd worden, bestaat het risico dat ze een poststempel van later dan 1 januari krijgen. In dat geval is het belangrijk dat de digitale versie uiterlijk op 1 januari wordt doorgemaild naar de afdeling Jeugd. De datum van het e-mailbericht geldt dan als indiendatum.
Wat gebeurt er als ik mijn beleidsnota te laat indien?
De afdeling Jeugd volgt op dit vlak nauwgezet de deadline die in het decreet is bepaald. Er wordt geen rekening gehouden met subsidiedossiers die na de uiterste indiendatum worden toegestuurd of doorgemaild.
Waaruit bestaat de beleidsnota?
De driejaarlijkse beleidsnota moet worden opgesteld volgens de leidraad volgen die de afdeling Jeugd ter beschikking stelt. De beleidsnota bestaat uit drie delen:
- een inhoudelijke identificatie en een situering van de vereniging
- de doelstellingen voor de beleidsperiode
- de begroting met toelichting.
Als jouw vereniging nog geen werkingssubsidies ontvangt op basis van het decreet van 18 juli 2008, voeg je bij de beleidsnota een bewijs van 1 jaar werking.
Wanneer vraagt de afdeling Jeugd bijkomende inlichtingen over de beleidsnota?
De bijkomende inlichtingen moeten de afdeling Jeugd en de adviescommissie verduidelijking verschaffen bij de ingediende beleidsnota. Als een nota helder en duidelijk is, hoeven uiteraard geen bijkomende vragen worden gesteld. Als de afdeling Jeugd en de adviescommissie de beleidsnota te weinig kwaliteitsvol beschouwen, worden er sowieso geen bijkomende inlichtingen gevraagd.
Wanneer en hoe wordt de subsidieovereenkomst opgemaakt?
Bij een positieve beslissing tot subsidiëring sluit het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen een driejaarlijkse subsidieovereenkomst met de vereniging. Dat gebeurt vóór 1 april van het eerste jaar van de beleidsperiode. Daarbij wordt rekening gehouden met de doelstellingen uit de beleidsnota en met de adviezen. De administratie bezorgt de vereniging een ontwerp van subsidieovereenkomst en plant een overlegmoment met de coördinator en/of voorzitter van de vereniging. De definitieve versie van de subsidieovereenkomst wordt in drievoud aan de vereniging bezorgd. De voorzitter ondertekent de drie versies. Nadat de administrateur-generaal van het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen de overeenkomst heeft ondertekend, krijgt de vereniging ook de ondertekende versie toegestuurd.
Komen ook nieuwe verenigingen in aanmerking voor deze subsidieregeling?
Ja. De procedure voor het indienen van de beleidsnota en de bijhorende beoordeling van de beleidsnota is voor nieuwe verenigingen dezelfde als voor verenigingen die al een werkingssubsidie ontvingen.
Let wel: een vereniging die voor het eerst een beleidsnota indient en geen subsidies ontvangt op basis van het decreet van 18 juli 2008, moet een bewijs van één jaar werking leveren. Dat kan door een jaarverslag of een activiteitenlijst van het vorige jaar voor te leggen.
Kan een vereniging 'participatie en informatie' die werkingsubsidies ontvangt op basis van een beleidsplan, ook een projectaanvraag indienen?
Ja, dat kan als het project complementair is aan de structurele werking van de vereniging. In haar projectaanvraag moet de vereniging verduidelijken dat het project complementair is aan de subsidieovereenkomst die is afgesloten voor de betrokken beleidsperiode. Als het project een verderzetting is van de indicatoren uit de subsidieovereenkomst of de realisatie inhoudt van die indicatoren, dan krijgt de projectaanvraag een negatief advies.