Structurele werkingssubsidies
Erkende landelijk georganiseerde jeugdverenigingen moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen voor een werkingssubsidie. Die voorwaarden liggen vast in het decreet en het uitvoeringsbesluit. We geven hieronder een overzicht van de belangrijkste bepalingen uit de regelgeving.
Wie kan in aanmerking komen voor een subsidie?
Enkel verenigingen die de erkenningsprocedure hebben doorlopen en erkend zijn als landelijk georganiseerde jeugdvereniging, komen in aanmerking voor subsidies.
Welk subsidiebedrag kan een vereniging krijgen?
Een werkingssubsidie wordt toegekend om de personeels- en werkingskosten te ondersteunen die voortvloeien uit een structurele werking met een continu en permanent karakter.
Elke erkende landelijk georganiseerde jeugdvereniging ontvangt jaarlijks een basissubsidie van 55 000 euro. Vanaf het tweede subsidiejaar kunnen aanvullend variabele subsidies worden toegekend. Daartoe moet de vereniging driejaarlijks een door haar algemene vergadering goedgekeurde beleidsnota aan de afdeling Jeugd bezorgen.
Wanneer moet het beleidsplan worden ingediend?
De uiterste indiendatum voor het aanvraagdossier is 1 januari van het jaar dat voorafgaat aan de driejarige subsidieperiode.
Verenigingen die voor aanvullende variabele subsidies in aanmerking willen komen, dienen een beleidsplan in voor drie jaar. Ze volgen daarbij de leidraad die de afdeling Jeugd ter beschikking stelt.
Welke procedure doorloopt een subsidiedossier?
-
De vereniging bezorgt haar subsidieaanvraag aan de afdeling Jeugd uiterlijk op 1 januari van het jaar dat voorafgaat aan de driejarige periode waarvoor ze de subsidie aanvraagt. Het aanvraagdossier wordt aan de adviescommissie Landelijk Georganiseerd Jeugdwerk voorgelegd. Zowel de afdeling Jeugd als de adviescommie beoordelen het aanvraagdossier.
-
Tussen het indienen van het aanvraagdossier op 1 januari en vóór 15 mei kunnen de adviescommissie en de afdeling Jeugd aan de vereniging bijkomende inlichtingen vragen. Dat gebeurt schriftelijk. De vereniging moet binnen de vijftien dagen nadat de vraag verstuurd is, haar antwoord aan de afdeling Jeugd bezorgen. Als de vereniging de aanvullende inlichtingen niet tijdig bezorgt, dan hoeven de afdeling en de adviescommissie hiermee geen rekening te houden in hun adviezen.
-
De afdeling Jeugd bezorgt vóór 15 mei een ontwerp van advies aan de vereniging. Dat is het advies zoals het naar de minister gaat. Als het ontwerp van advies feitelijke onjuistheden bevat, dan kan de vereniging die onjuistheden rechtzetten in een repliek. De vereniging heeft daarvoor t.e.m. 1 juni de tijd.
-
Na onderzoek van de repliek formuleren de adviescommissie en de afdeling een definitief advies. In dat advies wordt eventueel gemotiveerd waarom ze niet of gedeeltelijk het standpunt van de aanvrager bijtreden. De afdeling Jeugd bezorgt het definitieve advies van de adviescommissie, samen met haar eigen advies, vóór 15 juli aan de bevoegde minister.
-
De minister beslist uiterlijk op 15 september over het subsidiedossier. De afdeling Jeugd brengt de vereniging per brief op de hoogte van de beslissing van de minister.
- Daarna sluit het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen een driejaarlijkse subsidieovereenkomst met de vereniging. Dat gebeurt vóór 1 april van het eerste jaar van de beleidsperiode. Daarbij wordt rekening gehouden met de doelstellingen uit de beleidsnota en met de adviezen.
Hoe en wanneer wordt de subsidie uitbetaald?
De vereniging krijgt per kwartaal een voorschot van 22,5 % van het voor dat jaar toegekende subsidiebedrag.
Uiterlijk op 31 maart van het daaropvolgende jaar moet de vereniging een werkings- en financieel verslag over het voorbije jaar indienen. Het werkings- en financieel verslag wordt opgesteld volgens de leidraad die de afdeling Jeugd ter beschikking stelt. Samen met het financiële verslag moet ook een verslag worden ingediend van een bedrijfsrevisor die lid is van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren of van een extern accountant die geen andere opdrachten vervult voor de vereniging.
Na controle van het werkings- en financieel verslag betaalt de afdeling Jeugd het eventuele saldo uit. Dat gebeurt vóór 1 juli.
Wat wordt van de vereniging verwacht nadat de subsidie is toegekend?
De vereniging moet (volgens artikel 3 van het decreet houdende het voeren van een Vlaams jeugd- en kinderrechtenbeleid):
- meewerken aan onderzoek dat door of namens de Vlaamse Regering wordt georganiseerd met het oog op het voeren van een jeugd- en kinderrechtenbeleid
- het logo van de Vlaamse Gemeenschap met het bijschrift "Met steun van de Vlaamse overheid" opnemen op alle informatiedragers die betrekking hebben op initiatieven gesubsidieerd in het kader van deze subsidiering
- een financieel verslag en een werkingsverslag indienen, goedgekeurd door de algemene vergadering van de vereniging
- een boekhouding voeren en die zo te organiseren dat de aanwending van de subsidies op elk ogenblik financieel kan worden gecontroleerd
- toestaan dat de afdeling Jeugd en het Rekenhof de werking en de boekhouding, zo nodig ter plaatse, onderzoeken.