Subsidies
Lokaal jeugdbeleid Landelijk georganiseerde jeugdverenigingen Cultuureducatieve verenigingen Verenigingen informatie en participatie Politieke jongerenbewegingen Experimentele projecten Projectoproepen Jeugdhuizen Internationale projecten Jeugdverblijfcentra Brede school Organisaties kansengroepen Grootschalige jeugdevenementen Verenigingen met bijzondere opdracht Tewerkstelling
Kadervorming en attesten Vlaams jeugd- en kinderrechtenbeleid Kinderrechten Internationale samenwerking Uitleendienst Kampeermateriaal Begroting Onderzoek Beleidsdocumenten Fiscale aftrek kinderopvang Publicaties Parlementaire vragen en initiatieven

Subsidievoorwaarden mondiale jongerenprojecten

 


1. De subsidieaanvraag

2. Het project

3. De voorbereiding, de buitenlandse partner, de tegenprestatie

4. Beoordeling van de subsidieaanvraag

5. De subsidie en de subsidiabele kosten


 

1. De subsidieaanvraag

Wat zijn de indiendata?

Wegens de stopzetting van deze subsidielijn in 2013, zijn er in 2012 slechts twee indiendata:

  • uiterlijk op 1 februari voor projecten die starten vanaf 1 mei
  • uiterlijk op 1 juni voor projecten die starten vanaf 1 september

Kun je voor hetzelfde project bijkomende subsidies vragen bij een andere overheid (provincie, gemeente, Vlaamse Gemeenschapscommissie, enzovoort)?

Dat kan. Zowel het aanvraagformulier als het verslagformulier bevatten boekhoudkundige posten waarop je bijkomende subsidies van andere overheden moet vermelden. Je verduidelijkt voor welk deel van de projectwerking je de subsidie van de afdeling Jeugd zult gebruiken.

2. Het project

Hoe lang kan een project duren?

Het project in het buitenland duurt minimaal 4 weken en maximaal 3 maanden.

Een project kan verkort worden tot 2 weken als de meerderheid van de jongeren maatschappelijk kwetsbare jongeren zijn. In dat geval moet de aanvrager zelf motiveren waarom die jongeren als maatschappelijk kwetsbaar moeten worden beschouwd. De adviescommissie beoordeelt of die motivatie voldoende is.

Alle deelnemers aan het project moeten tijdens de volledige duur van het project aanwezig zijn. Bij projecten die in groep worden georganiseerd, vertrekt iedereen op hetzelfde moment en komt iedereen ook op hetzelfde moment terug.

3. De voorbereiding, de buitenlandse partner, de tegenprestatie

Wat houdt de voorbereiding van het project in?

Het volgen van een taalcursus of het lezen van boeken over het land waar je naartoe gaat, helpt uiteraard bij de voorbereiding, maar is niet voldoende.

De voorbereiding die hier vereist is, gaat echter veel verder. Heel belangrijk is dat de deelnemers voorbereid zijn of worden over intercultureel leren en over de Noord-Zuidcontext waarin hun project plaatsvindt. Ook jongeren die in Vlaanderen uitgenodigd worden, moeten worden voorbereid. De subsidieaanvrager moet in het aanvraagformulier dan ook duidelijk vermelden hoe de voorbereiding zal worden aangepakt.

Op de volgende websites vind je meer informatie over intercultureel leren. De vermelde organisaties bieden ook voorbereidende vorming aan:

  • JINT: biedt vormingen aan over alle aspecten die bij het project komen kijken: de kosten, de buitenlandse partner, andere culturen, veiligheid, noodsituaties, de meerwaarde van internationale projecten.
    • Traject Mondial: www.jint.be/mondiaal: vormingsaanbod op maat voor organisatoren en begeleiders van jongerenprojecten in het Zuiden. Volg je het Traject Mondial, dan geeft JINT je feedback bij de uitwerking van je project.
    • Go Strange: www.gostrange.be: zowel in de infogids Go Strange: Aanpakken en Wegwezen als op de website zelf vind je een aanbod van opleidingen die je kunnen voorbereiden op een ervaring in het Zuiden. De infogids bevat ook tips over de praktische voorbereiding.
  • 4depijlersteunpunt: www.4depijler.be/vormingen: op de website van het 4depijlersteunpunt vind je een kalender met allerlei vormingen die nuttig zijn voor projecten met het Zuiden.

  • Kamiel: www.kamiel.info: vermeldt de praktische en administratieve zaken waarmee je rekening moet houden bij een verblijf in het Zuiden.

Wie kan als partner in het project betrokken worden?

Elk project moet worden gerealiseerd in samenwerking met een partnerorganisatie ter plaatse, die je logistiek ondersteunt en die je de toestemming heeft gegeven om je plannen uit te voeren. Die partner kan een lokale organisatie zijn, een school, een jongerengroep. Je legt zelf de contacten met de buitenlandse partner. Misschien ken je al een partnerorganisatie waarmee je in het verleden hebt samengewerkt. Bij je zoektocht naar een geschikte partnerorganisatie kunnen internet, NGO’s, solidariteitsgroepen en ervaringen van anderen van pas komen.

Wat houdt de tegenprestatie in?

Bedoeling van de tegenprestatie is dat de projecten aan de buitenwereld worden voorgesteld. Op die manier worden meer mensen zich bewust van de problematiek van ontwikkelingslanden.

Als je terugkeert uit het buitenland, is het project nog niet (helemaal) afgelopen. Je moet dan aan de (ruime) omgeving tonen wat jullie in het buitenland gedaan hebben en wat jullie daaruit geleerd hebben. Ook bij een ontvangstproject in Vlaanderen kan een moment voorzien worden waarop de ervaringen van de deelnemers gedeeld worden met anderen. In dat geval vindt de tegenprestatie aan het einde van het verblijf van de buitenlandse jongeren plaats.

Alle deelnemers worden betrokken bij de organisatie van de tegenprestatie. Bedoeling is het project voor te stellen en zo de persoonlijke belevingen en ervaringen op een (inter)actieve manier te delen met een publiek van geïnteresseerden. Daarbij zijn leeftijdsgenoten vaak de meest aangewezen doelgroep. Ze zijn het meest geschikt om mee in dialoog te gaan over interculturaliteit en kunnen kritische vragen stellen bij het project en de persoonlijke beleving. En wie weet krijgen ze zin om zelf een internationaal project op te zetten.

Wat gebeurt er als er geen tegenprestatie is gerealiseerd?

De tegenprestatie vormt één geheel met het project. Als er geen tegenprestatie wordt gerealiseerd, dan wordt de volledige subsidie teruggevorderd.

4. Beoordeling van de subsidieaanvraag

Hoe wordt een project beoordeeld?

Elke subsidieaanvraag wordt beoordeeld door de afdeling Jeugd en voorgelegd aan de adviescommissie Internationaal. Zij geven beide een advies aan de minister, die de uiteindelijke beslissing neemt over de subsidiëring van het project. Projecten met, van of voor maatschappelijk kwetsbare jongeren hebben een streepje voor.

Bij de advisering houden ze rekening met:

  • de algemene projectkwaliteit (zoals inhoud – planning – opbouw )
  • de mogelijkheden tot interculturele contacten
  • de kwaliteit van het partnerschap
  • de degelijkheid en uitwerking van de voorbereiding, de vorming van de deelnemers en de verwerking en afronding van het project
  • de aanvaardbaarheid van de tegenprestatie
  • de mate waarin het project maatschappelijk kwetsbare jongeren bereikt
  • de expertise van de indieners en de kwaliteit van de begeleiders van het project
  • de betrokkenheid van jongeren gedurende het hele project
  • de mate waarin het project bijdraagt tot een sterkere bewustwording van jongeren voor de problemen van ontwikkelingslanden.

5. De subsidie en de subsidiabele kosten

Welk subsidiebedrag is er decretaal voorzien?

De subsidie wordt als volgt berekend:

  1. per deelnemer maximaal 75 procent van de internationale reiskosten van en naar één land van bestemming, op basis van een zo laag mogelijk tarief en dit tot een maximumbedrag van 800 euro
  2. een forfaitair bedrag van 75 euro per week per deelnemer voor verblijf- en andere kosten
  3. een bedrag voor de werving, de begeleiding van de deelnemers en de partnerorganisatie, de organisatie van de vorming, de begeleiding, realisatie en de voortgangscontrole van de tegenprestatie. Dat bedrag is gebaseerd op de reële kosten, maar bedraagt ten hoogste 20% van de kosten die onder (1) en (2) vallen.

Met betrekking tot het bedrag vermeld onder (3) (werving, begeleiding…) wordt in de beslissing ook opgenomen welke kosten aanvaard worden. Zo kan het zijn dat bijvoorbeeld maar een deel van de kosten voor de tegenprestatie aanvaard wordt. Bovendien gelden hier de normale boekhoudkundige regels. Bij de aankoop van bepaalde goederen zal bijvoorbeeld rekening gehouden worden met de afschrijvingstermijn.

Dit laatste onderdeel is niet van toepassing voor verenigingen die een werkingssubsidie ontvangen op basis van hetzelfde decreet (verenigingen landelijk georganiseerd jeugdwerk, cultuureducatieve verenigingen, verenigingen participatie en informatie.

Een voorbeeld

Een groep van 8 jongeren trekt naar Senegal. Het project duurt 4 weken. Hun ticket kost 965 €. Daarnaast maken ze ook kosten voor een voorbereidende vorming en er gaat ook een begeleider mee. De maximale subsidie wordt als volgt berekend:
1. Tickets: 8 x 723,5 (75% van 965) = 5 790 €
2. Verblijf: 8 x75x4 = 2 400
3. Begeleiding en voorbereidende vorming = 1 638 € (maximaal 20% van vorige 2 bedragen)

Maximaal subsidiebedrag
= 9 828 €

Hoe wordt de subsidie uitbetaald?

Na de positieve beslissing van de minister, krijg je een voorschot van 80 % van het subsidiebedrag. Het saldo van 20 % krijg je eventueel na afloop van jouw project.

Je ontvangt van de afdeling Jeugd een brief met de beslissing van de minister en het toegekende subsidiebedrag. Hou er rekening mee dat het daarna nog ten minste 1 maand kan duren voor het voorschot op je rekening staat. Dat is te wijten aan allerlei boekhoudkundige handelingen die na de beslissing van de minister moeten worden uitgevoerd.

Wat wordt van jou of van je vereniging verwacht nadat de subsidie is toegekend?

Je sluit voor alle jongeren die deelnemen aan het internationale project, een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af en een bijstandsverzekering tegen ziekte, ongeval en repatriëring. Je stuurt een kopie van de polissen naar de afdeling Jeugd. Een polis burgerlijke aansprakelijkheid zit meestal vervat in een familiale polis. Ga dus eerst na of je al een familiale polis hebt en of de burgerlijke aansprakelijkheid daarin vervat zit.

Uiterlijk twee maanden na afloop van je project stuur je een inhoudelijk en financieel verslag over het project naar de afdeling Jeugd. De afdeling stelt daarvoor een formulier ter beschikking. Op basis van dat verslag zal het saldo van 20 % al dan niet worden uitbetaald.

Wanneer kun je met je project starten en kosten maken?

Alleen de kosten die gemaakt zijn na de toekenning van de subsidie, komen in aanmerking voor subsidiëring.

  • Als je de aanvraag uiterlijk op 1 februari hebt ingediend, zijn de kosten vanaf 1 mei subsidiabel.
  • Als je de aanvraag uiterlijk op 1 juni hebt ingediend, zijn de kosten vanaf 1 september subsidiabel.

Kunnen de kosten voor een begeleider van het project als subsidiabel worden beschouwd?

Als er een begeleider bij het project wordt betrokken, dan zitten de kosten (reiskosten, verblijfskosten enz.) voor die begeleider vervat in deel (3) (zie vraag Welk subsidiebedrag is er decretaal voorzien?). De adviescommissie beoordeelt of de kosten voor de begeleider terecht zijn. De kosten moeten in elk geval in verhouding zijn tot het aantal deelnemers.

Wat wordt bedoeld met de kosten van de partnerorganisatie?

Het gaat om kosten die de partnerorganisatie specifiek voor dit project maakt. Het gaat niet om investeringsgoederen of lonen. Een voorbeeld. Het project in het buitenland wordt gerealiseerd samen met vijf buitenlandse jongeren. Gedurende het project verblijven jullie samen op dezelfde plaats. In dat geval zijn de verblijfskosten van die vijf jongeren subsidiabele kosten van de partnerorganisatie.

Wat doe je als er minder jongeren meegaan dan het aantal dat je hebt vermeld in de subsidieaanvraag?

Als er iets wijzigt aan het aantal deelnemers, dan breng je de afdeling Jeugd daar meteen van op de hoogte. Als er jongeren afvallen, dan zal het subsidiebedrag ook worden verminderd. Die verrekening gebeurt bij de financiële afrekening na afloop van het project. Je kunt het toegekende bedrag dus niet op een andere manier besteden. Wanneer het aantal deelnemers daalt, zullen trouwens alle kosten herberekend worden in functie van dat aantal. Zo zal bijvoorbeeld ook het deel van de 20% omkaderingskosten lager liggen. Uiteraard moeten er minimaal 3 jongeren deelnemen aan het project. Als dat niet het geval is, beantwoordt het project niet meer aan de basisvoorwaarden en kan er geen subsidie worden toegekend.

Kun je winst maken met je project?

Nee. Bij projectsubsidies kan geen winst gemaakt worden. Wanneer de inkomsten - met inbegrip van de verleende subsidie - hoger zijn dan de uitgaven, dan kan het deel van de subsidie waardoor de winst gecreëerd wordt, niet worden uitbetaald. Misschien moet zelfs een deel van het al uitbetaalde voorschot worden teruggevorderd.