Subsidievoorwaarden
De opmaak van een jeugdbeleidsplan en een jaarlijkse verantwoordingsnota over de uitvoering van het jeugdbeleidsplan, zijn vereist om voor subsidiëring in aanmerking te komen. Dat geldt zowel voor de gemeentebesturen, de provinciebesturen als voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Als een gemeente geen enkel initiatief neemt, dan kan het jeugdwerk zelf een jeugdwerkbeleidsplan opmaken.
Voorwaarden gemeentebesturen, provinciebesturen, Vlaamse Gemeenschapscommissie
Gemeentebesturen moeten een jeugdbeleidsplan voor drie jaar indienen bij de Vlaamse Regering. Voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie is dat om de 5 jaar, voor de provincies om de 6 jaar. Dat jeugdbeleidsplan moet vooraf voor advies aan de jeugdraad en ter goedkeuring aan de gemeenteraad (respectievelijk de raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de provincieraad) worden voorgelegd. Het plan moet voldoen aan alle decretale bepalingen, die verder worden toegelicht in de rubriek 'jeugdbeleidsplan'.
Als de minister het jeugdbeleidsplan voor subsidiëring aanvaardt, wordt jaarlijks (in het begin van het jaar) een voorschot uitbetaald voor het betreffende begrotingsjaar van de beleidsperiode. Dat voorschot bedraagt 90 procent van het totale trekkingsrecht. Nadat de afdeling Jeugd de jaarlijkse verantwoordingsnota heeft aanvaard, wordt het saldo van de subsidies uitbetaald voor 31 december van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar.
Communicatieve planning
'Communicatieve planning' vormt het sleutelbegrip. In het beleidsplan moet concreet worden beschreven hoe de gemeente, de Vlaamse Gemeenschapscommissie of de provincie het jeugdwerk gaat ondersteunen en hoe het lokale jeugdbeleid wordt ingevuld.
Bij het gemeentelijke planningsproces moeten kinderen, jongeren, het jeugdwerk, deskundigen inzake kinderen en jongeren en jeugdwerk en de gemeentelijke jeugdraden worden betrokken.
Voor de opmaak van het provinciale jeugdbeleidsplan moeten naast de deskundigen inzake kinderen, jongeren en het jeugdwerk, het provinciale jeugdwerk, de gemeentebesturen en de gemeentelijke jeugdraden uit de provincie worden betrokken.
Voorwaarden voor jeugdwerkinitiatieven
Als een gemeente geen enkel initiatief neemt, dan kan het jeugdwerk zelf een jeugdwerkbeleidsplan opmaken. Het gaat eveneens om een plan voor drie jaar, maar het omvat enkel het hoofdstuk jeugdwerkbeleid. Het jeugdwerk kan binnen dat hoofdstuk intekenen op de prioriteit jeugdwerkinfrastructuur. Jaarlijks moet een verantwoordingsnota worden ingediend.