Subsidievoorwaarden
Grootschalige jeugdevenementen moeten aan bepaalde decretale voorwaarden voldoen om voor subsidiëring in aanmerking te kunnen komen. Die voorwaarden liggen vast in het decreet en het uitvoeringsbesluit.
We geven hieronder een overzicht van de belangrijkste bepalingen uit de regelgeving.
Aan welke formele vereisten moet het jeugdevenement voldoen?
Om in aanmerking te komen voor subsidiëring, moeten jeugdevenementen plaatsvinden in het Nederlandse taalgebied of het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad.
Als een evenement in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad wordt georganiseerd, moet het worden georganiseerd door een instelling die, wegens haar activiteiten, wordt beschouwd uitsluitend te behoren tot de Vlaamse Gemeenschap.
Welke inhoudelijke elementen moeten in de subsidieaanvraag aan bod komen?
Voor de toekenning van de subsidie wordt de subsidieaanvraag getoetst aan al de volgende criteria:
- de vernieuwende, wervende kwaliteiten van het programma (het geheel en de onderdelen)
- het bereik van grote, brede, nieuwe en diverse publieken
- de breedte, kracht en variatie van het organiserende of dragende samenwerkingsverband
- de financiële en organisatorische haalbaarheid en draagbaarheid, met bijzondere aandacht voor cofinancieringen
- de kracht en omvang van het communicatie- en promotieplan en de aandacht voor de herkenning van de Vlaamse ondersteuning en de beeldvorming van de Vlaamse overheid
- de aandacht voor kansengroepen en interculturaliteit
- de duurzame effecten op het vlak van infrastructuur en openbaar domein
- de duurzame effecten op het vlak van ontsluiting van en toeleiding naar voorzieningen
- de mate waarin het evenement de samenwerking tussen cultuur, jeugdwerk en sport bevordert.
Wanneer moet de subsidieaanvraag worden ingediend?
Subsidieaanvragen voor jeugdevenementen kunnen permanent ingediend worden, maar moeten uiterlijk zes maanden voor de datum van het evenement in het bezit van de afdeling Jeugd zijn.
De aanvraag moet worden ingediend op het aanvraagformulier dat de afdeling Jeugd ter beschikking stelt. Vooraan in het formulier vind je verdere aanwijzingen over de manier waarop het formulier moet worden ingevuld en ingediend.
Welke procedure doorloopt een aanvraagdossier?
De afdeling Jeugd toetst de aanvraag aan de inhoudelijke criteria en formuleert op basis daarvan een ontwerp van beslissing, dat wordt voorgelegd aan de minister van Jeugd. De minister beslist zo snel mogelijk over de toekenning van de subsidie en sluit een subsidieovereenkomst af met de initiatiefnemer.
Hoe en wanneer wordt de subsidie uitbetaald?
Bij een positieve beslissing van de minister van Jeugd wordt het subsidiebedrag als volgt ter beschikking gesteld:
- een voorschot van 80% wordt uitbetaald na de ondertekening van het besluit waarin de subsidie wordt toegekend
- een saldo van 20% wordt uitbetaald nadat de administratie heeft vastgesteld dat de voorwaarden waaronder de subsidie toegekend werd, nageleefd werden, en dat de subsidie aangewend werd voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend. Dat moet blijken uit het financieel en werkingsverslag (zie lager).
Wannneer moet het verantwoordingsverslag worden ingediend?
Uiterlijk twee maanden na afloop van het evenement moet de aanvrager een inhoudelijk en financieel verslag aan de afdeling Jeugd bezorgen. De afdeling stelt daarvoor een formulier ter beschikking.
Let op:
- Als de nettokosten (dat zijn de aangetoonde kosten verminderd met de inkomsten die voortvloeien uit de realisatie van het evenement) minder bedragen dan de ontvangen subsidie, dan wordt het verschil teruggevorderd.
- Alleen kosten die gemaakt zijn in de looptijd van het project en na de toekenning van het subsidiebedrag, komen in aanmerking voor subsidiëring.