Subsidievoorwaarden cultuureducatieve verenigingen
Cultuureducatieve verenigingen moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen om voor subsidiëring in aanmerking te kunnen komen. Die voorwaarden liggen vast in het decreet en het uitvoeringsbesluit.
We geven hieronder een overzicht van de belangrijkste bepalingen uit de regelgeving.
Wat is een cultuureducatieve vereniging?
Het decreet van 18 juli 2008 verwoordt het als volgt: een cultuureducatieve vereniging is een vereniging zonder winstoogmerk die in hoofdzaak activiteiten opzet waarbij de jeugd individueel of in groep leert omgaan met artistieke expressiemogelijkheden of met vormen van erfgoed.
Wie kan in aanmerking komen voor een subsidie?
Enkel verenigingen zonder winstoogmerk komen in aanmerking voor subsidiëring. De vzw moet voldoen aan de algemene voorwaarden uit het decreet van 18 juli 2008 houdende het voeren van een Vlaams jeugd- en kinderrechtenbeleid (Hoofdstuk I: Algemene bepalingen - art. 3):
- in haar werking de principes en de regels van de democratie aanvaarden en tevens de rechten van het kind en het Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden onderschrijven en uitdragen
- haar zetel hebben in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad
- ervoor zorgen dat alle gegevens die verband houden met de erkennings- en subsidiëringsvoorwaarden op de zetel voorhanden zijn in het Nederlands en die ter beschikking stellen voor onderzoek door de administratie
- de bevoegdheden die wettelijk toekomen aan de algemene vergadering of aan de raad van bestuur niet overdragen aan een derde
- op zelfstandige wijze de financiën beheren en het eigen beleid bepalen. Dat moet blijken uit het feit dat de vereniging:
- over een eigen secretariaat beschikt dat duidelijk kan worden onderscheiden van elke andere rechtspersoon. Het secretariaat van de vereniging is ondergebracht op de zetel van de vereniging
- werkgever en opdrachtgever is van haar personeel
- de programmering van de vereniging bepaalt en uitvoert
- over een eigen post- of bankrekening beschikt
- activiteiten organiseert of diensten verleent in naam van de vereniging zelf.
Aan welke inhoudelijke vereisten moet de vereniging voldoen?
Met deze vorm van subsidiëring wil de Vlaamse Regering de culturele competentie van de jeugd verhogen, de creativiteit van de jeugd stimuleren en de participatie van de jeugd aan het cultuuraanbod verhogen. Concreet betekent dit dat een cultuureducatieve vereniging in hoofdzaak activiteiten opzet waarbij de jeugd individueel of in groep leert omgaan met artistieke expressiemogelijkheden of met vormen van erfgoed.
Daarnaast moet de vereniging
- driejaarlijks een door de algemene vergadering goedgekeurde beleidsnota voorleggen aan de administratie
- tot doel hebben door haar omvang, opzet en inhoud relevantie te verwerven voor de Vlaamse Gemeenschap.
Een vereniging die nog geen werkingssubsidies ontvangt op basis van het decreet van 18 juli 2008, moet één jaar werking kunnen bewijzen.
Hoe lang kan een vereniging worden gesubsidieerd als cultuureducatieve vereniging?
Verenigingen worden gesubsidieerd per beleidsperiode van drie jaar. Zij dienen hiervoor elke drie jaar een beleidsplan in.
Wanneer moet het beleidsplan worden ingediend?
De uiterste indiendatum voor het aanvraagdossier is 1 januari van het jaar dat voorafgaat aan de driejarige subsidieperiode.
Verenigingen die voor subsidiëring in aanmerking willen komen, dienen een beleidsplan in voor drie jaar. Ze volgen daarbij de leidraad die de afdeling Jeugd ter beschikking stelt.
Welke procedure doorloopt een aanvraagdossier?
-
De vereniging bezorgt haar subsidieaanvraag aan de afdeling Jeugd uiterlijk op 1 januari van het jaar dat voorafgaat aan de driejarige periode waarvoor ze de subsidie aanvraagt. Het aanvraagdossier wordt aan de adviescommissie Jeugdcultuur voorgelegd. Zowel de afdeling Jeugd als de adviescommissie beoordelen het aanvraagdossier.
-
Tussen het indienen van het aanvraagdossier op 1 januari en vóór 15 mei kunnen de adviescommissie en de afdeling Jeugd aan de vereniging bijkomende inlichtingen vragen. Dat gebeurt schriftelijk. De vereniging moet binnen de vijftien dagen nadat de vraag verstuurd is, haar antwoord aan de afdeling Jeugd bezorgen. Als de vereniging de aanvullende inlichtingen niet tijdig bezorgt, dan hoeven de afdeling en de adviescommissie hiermee geen rekening te houden in hun adviezen.
-
De afdeling Jeugd bezorgt vóór 15 mei een ontwerp van advies aan de vereniging. Dat is het advies zoals het naar de minister gaat. Als het ontwerp van advies feitelijke onjuistheden bevat, dan kan de vereniging die onjuistheden rechtzetten in een repliek. De vereniging heeft daarvoor t.e.m. 1 juni de tijd.
-
Na onderzoek van de repliek formuleren de adviescommissie en de afdeling een definitief advies. In dat advies wordt eventueel gemotiveerd waarom ze niet of gedeeltelijk het standpunt van de aanvrager bijtreden. De afdeling Jeugd bezorgt het definitieve advies van de adviescommissie, samen met haar eigen advies, vóór 15 juli aan de bevoegde minister.
-
De minister beslist uiterlijk op 15 september over het subsidiedossier. De afdeling Jeugd brengt de vereniging per brief op de hoogte van de beslissing van de minister. Bij een voor de vereniging gunstige beslissing wordt eveneens het subsidiebedrag meegedeeld dat jaarlijks zal worden toegekend.
-
Bij een positieve beslissing tot subsidiëring sluit het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen een driejaarlijkse subsidieovereenkomst met de vereniging. Dat gebeurt vóór 1 april van het eerste jaar van de beleidsperiode. Daarbij wordt rekening gehouden met de doelstellingen uit de beleidsnota en met de adviezen.
Welk subsidiebedrag kan een vereniging krijgen?
Verenigingen kunnen een werkingssubsidie krijgen van ten minste 55 000 euro per jaar. Een werkingssubsidie wordt toegekend om de personeels- en werkingskosten te ondersteunen die voortvloeien uit een structurele werking met een continu en permanent karakter. Het subsidiebedrag wordt om de drie jaar vastgelegd door de Vlaamse Regering, op basis van de beleidsnota van de vereniging. Daarover brengen de adviescommissie en de afdeling Jeugd eerst een advies uit (zie procedure).
Hoe en wanneer wordt de subsidie uitbetaald?
De vereniging krijgt per kwartaal een voorschot van 22,5 % van het voor dat jaar toegekende subsidiebedrag.
Uiterlijk op 31 maart van het daaropvolgende jaar moet de vereniging een werkings- en financieel verslag over het voorbije jaar indienen. Het werkings- en financieel verslag wordt opgesteld volgens de leidraad die de afdeling Jeugd ter beschikking stelt. Samen met het financiële verslag moet ook een verslag worden ingediend van een bedrijfsrevisor die lid is van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren of van een extern accountant die geen andere opdrachten vervult voor de vereniging.
Na controle van het werkings- en financieel verslag betaalt de afdeling Jeugd het eventuele saldo uit. Dat gebeurt vóór 1 juli.
Wat wordt van de vereniging verwacht nadat de subsidie is toegekend?
De vereniging moet (volgens artikel 3 van het decreet houdende het voeren van een Vlaams jeugd- en kinderrechtenbeleid):
- meewerken aan onderzoek dat door of namens de Vlaamse Regering wordt georganiseerd met het oog op het voeren van een jeugd- en kinderrechtenbeleid
- het logo van de Vlaamse Gemeenschap met het bijschrift "Met steun van de Vlaamse overheid" opnemen op alle informatiedragers die betrekking hebben op initiatieven gesubsidieerd in het kader van deze subsidiering
- een financieel verslag en een werkingsverslag indienen, goedgekeurd door de algemene vergadering van de vereniging
- een boekhouding voeren en die zo te organiseren dat de aanwending van de subsidies op elk ogenblik financieel kan worden gecontroleerd
- toestaan dat de afdeling Jeugd en het Rekenhof de werking en de boekhouding, zo nodig ter plaatse, onderzoeken.